ZZP Zonder Zorgen

Administratieve verplichtingen: Wettelijke verplichtingen

Een administratie opzetten

Het is belangrijk een goede administratie op te zetten en bij te houden, bij voorkeur digitaal. Niet alleen omdat je als ondernemer wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Het helpt je ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Met een goede administratie leg je vast wat er in je onderneming gebeurt en houd je overzicht. Het is dan ook veel gemakkelijker om je aangifte in te vullen. 

Belang van een goede administratie

Administratie wil zeggen: alle gegevens over je onderneming die je op papier (ook kladaantekeningen) of elektronisch (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is van groot belang: niet alleen om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook voor je bedrijfsvoering.

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede administratie die is afgestemd op de aard van je bedrijf bij te houden en te bewaren. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als je onderneming nog niet eens van start is gegaan.

Voor je bedrijfsvoering

Met een goed bijgehouden administratie heb je snel de beschikking over de cijfers en resultaten van je onderneming waardoor je inzicht krijgt in je kosten, je omzet en je winst. Aan de hand hiervan kun je inspelen op ontwikkelingen en je activiteiten eventueel bijstellen.

Voor het invullen van je aangiften

Je administratie vormt de basis van je aangiften. De Belastingdienst moet deze aangiften snel en goed kunnen controleren. Als je administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als je je administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal dan zelf je omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Wanneer je het niet eens bent met die berekening, dan zal je zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'.

Wanneer je geen duidelijke overzichten hebt van je aan- en verkopen, zal je je aangifte omzetbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kun je geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de kleineondernemersregeling voor de BTW. 

Bewaartermijn

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De Belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang je je administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in je administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet je denken aan:

  • het grootboek;
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • de voorraadadministratie;
  • de in- en verkoopadministratie;
  • de loonadministratie.

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn worden deze gegevens niet meer door de Belastingdienst bij je opgevraagd.

Wat hoort er allemaal bij je administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij je administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda's en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden

Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda die je bijhoudt met je mobiele telefoon. Of de verkoopgegevens die je registreert met een kassasysteem en de administratie en delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) die via internet gaan.

Welke verplichtingen gelden voor de BTW?

Uit je administratie moet duidelijk blijken hoeveel BTW je moet betalen. In de praktijk betekent dit dat je van de volgende zaken overzichten per tijdvak bijhoudt:

  • facturen die je zelf uitschrijft;
  • facturen die je moet betalen;
  • uitgaven;
  • ontvangsten;
  • privégebruik van goederen en diensten.

Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas- en bankboek.