ZZP Zonder Zorgen

Kosten aftrekbaar of niet?

Om je onderneming van de grond te krijgen (en vervolgens draaiende te houden), zul je kosten moeten maken. Voor je eigen administratie en voor de Belastingdienst moet je onderscheid maken tussen verschillende soorten kosten.

Kosten en winst

De kosten zijn belangrijk als je je winst uit onderneming gaat bepalen. Je winst is namelijk: de opbrengsten min de kosten van je onderneming. Hoe hoger je kosten, hoe lager je winst.

Kosten en BTW aftrekken

Sommige kosten zijn aftrekbaar. Dit is mogelijk bij de zogenoemde zakelijke kosten. In sommige gevallen kun je de BTW over deze kosten (en inkopen en investeringen) aftrekken als voorbelasting.

Soorten kosten

Voor je eigen administratie en voor de Belastingdienst moet je onderscheid maken tussen verschillende soorten kosten. In de eerste plaats zijn niet alle kosten zonder meer aftrekbaar. In de tweede plaats is er een onderscheid tussen kosten die in het geheel in 1 jaar aftrekbaar zijn en kosten die over meerdere jaren gespreid aftrekbaar zijn.

Zakelijke kosten

Van de opbrengsten mag je zakelijke kosten aftrekken. Alleen de kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je onderneming, zijn aftrekbaar. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar.

Eventuele vergoedingen die je voor de kosten hebt ontvangen, moet je bij je opbrengsten tellen.

Sommige kosten hebben zowel een zakelijk als een persoonlijk karakter: van deze gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Zakelijke kosten: geen toetsing van je beleid

Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, let de Belastingdienst op het motief waarmee je kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat je de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van je onderneming, accepteren zij de kosten als aftrekpost.

Je bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt en hoeveel. De Belastingdienst bemoeit zich daar gewoonlijk niet mee. Alleen als je kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kunnen zij ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is.

Kosten in één keer aftrekken of spreiden?

Sommige kosten kun je niet rechtstreeks aftrekken van de winst in het jaar waarin zij worden gemaakt, maar moet je verdelen over meerdere jaren. Je moet dus onderscheid maken tussen:

  • kosten die je volledig mag aftrekken in het jaar waarop ze betrekking hebben
  • kosten waarvan u de aftrek moet spreiden over een aantal jaren

Kosten aftrekken met of zonder BTW?

Als je uitgaven doet voor je onderneming, brengt de leverancier je vaak BTW in rekening. Meestal kun je deze btw terugkrijgen (de zogeheten aftrek van voorbelasting). In dat geval trek je bij de winstberekening de kosten af exclusief BTW. Soms kun je de BTW niet aftrekken. Dan mag je bij de winstberekening de kosten aftrekken inclusief BTW. Dit geldt voor:

  • privéaankopen;
  • uitgaven die je maakt voor vrijgestelde omzet;
  • eten en drinken in de horeca;
  • personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (van meer dan € 227,-- per persoon per jaar).